Aktivitetsbaserte kontor: Slik påvirkes arbeidsmiljøet

Hva er et aktivitetsbasert kontor?

Et aktivitetsbasert kontor (ABO) er et kontorkonsept der ansatte ikke har faste plasser. I stedet velger de arbeidsstasjon ut fra hvilken oppgave de skal løse. Kontoret er delt inn i soner: individuelle arbeidsstasjoner, gruppearbeidsplasser, telefonrom, møterom og uformelle loungesoner.

Målet er økt samarbeid, innovasjon og kostnadseffektivitet. Men hva sier forskningen om hvordan dette faktisk påvirker arbeidsmiljøet?

Hva viser forskningen?

Forsker Randi Hovden Borge ved STAMI har gjennomført den første metaanalysen som samler kvantitativ evidens om aktivitetsbaserte kontor. Analysen inkluderer 35 studier med nesten 8 000 deltakere.

Overgangen fra tradisjonelle kontorløsninger til aktivitetsbaserte kontor er knyttet til fire gjennomgående utfall:

• Mer fysisk aktivitet i løpet av arbeidsdagen
• Mer kontakt med kolleger på tvers av avdelinger
• Høyere jobbkrav – særlig knyttet til konsentrasjon og støy
• Mindre jobbstress i enkelte sammenhenger

Disse utfallene er verken entydig positive eller negative. Effekten avhenger av kontekst, implementering og hvilken sektor virksomheten opererer i.

Privat og offentlig sektor reagerer ulikt

En viktig innsikt fra forskningen er at aktivitetsbaserte kontor ikke fungerer likt i alle virksomheter. Det er tydelige forskjeller mellom privat og offentlig sektor.

I privat sektor rapporterer ansatte oftere om økt fleksibilitet og bedre samarbeid. I offentlig sektor er bildet mer sammensatt – her opplever flere ansatte at mangelen på fast plass skaper utfordringer knyttet til konsentrasjon, tilhørighet og arbeidsro.

Dette kan henge sammen med at arbeidsoppgavene i offentlig sektor ofte krever mer uforstyrret konsentrasjonsarbeid, og at kulturen for å «ta en plass» kan oppleves som fremmed.

Støy og konsentrasjon – en kjent utfordring

En av de hyppigst rapporterte ulempene ved aktivitetsbaserte kontor er støy og vanskeligheter med å konsentrere seg. Når mange ansatte deler åpne arealer uten faste plasser, øker lydnivået – og det kan gå ut over produktiviteten.

Telefonkiosker og stille soner er tiltak som mange virksomheter har innført for å bøte på dette. Men disse løsningene fungerer bare dersom de faktisk brukes – og det krever tydelige normer og en bevisst kontorkultur.

Hva bør du som leder gjøre?

Som leder har du et ansvar for å sikre at kontorløsningen støtter de ansattes arbeidshverdag – ikke bare bedriftens arealbehov. Her er konkrete tiltak du bør vurdere:

• Kartlegg arbeidsoppgavene før dere designer kontoret. Hvilke oppgaver krever konsentrasjon? Hvilke krever samarbeid?
• Involver de ansatte i planleggingen. Medvirkning øker aksept og reduserer motstand.
• Etabler tydelige normer for bruk av ulike soner – hvem bruker hva, og når.
• Evaluer jevnlig hvordan løsningen fungerer i praksis. Arbeidsmiljøet er ikke statisk.
• Tilby alternativer for ansatte som har behov for ro og konsentrasjon over lengre perioder.

Hybridarbeid endrer behovet

Mange ansatte jobber nå vekselvis hjemme og på kontoret. Dette har endret hva kontoret skal brukes til. Når ansatte er på kontoret, er det gjerne for å samarbeide – ikke for å sitte alene med hodetelefonene på.

Aktivitetsbaserte kontor kan derfor passe godt inn i en hybridmodell, forutsatt at de er designet med dette formålet i tankene. Det betyr færre individuelle arbeidsstasjoner og flere samarbeidssoner.

Oppsummering

Aktivitetsbaserte kontor kan gi reelle fordeler – mer bevegelse, bedre kollegakontakt og økt fleksibilitet. Men de kan også skape utfordringer knyttet til støy, konsentrasjon og tilhørighet. Forskningen viser at effekten avhenger av hvordan konseptet implementeres, hvilken type arbeid som utføres, og hvilken sektor virksomheten tilhører.

Som leder er det din oppgave å sikre at kontorløsningen faktisk støtter et godt arbeidsmiljø – ikke bare ser bra ut på papiret.

Jobber du med kontor og administrasjon? Se våre HMS-kurs tilpasset din bransje: HMS-kurs for kontor og administrasjon.